ZZP'er en administratie
Administratie en boekhouding bijhouden als zzp'er
De administratie en boekhouding bijhouden is wettelijk verplicht en biedt daarbij ZZP'ers belangrijke financiële inzichten in hun onderneming.
Als ZZP'er ben je eigen baas en dat betekent dat je ook zelf verantwoordelijk bent voor de administratie van de onderneming.
Een goede administratie is een weergave van de activiteiten van jouw bedrijf en dat kan voor elke ondernemer weer net iets anders zijn. Dat geldt niet alleen voor de financiële administratie, maar bijvoorbeeld ook voor de contracten die je hebt afgesloten. De administratie moet actueel zijn en op redelijke termijn raadpleegbaar en controleerbaar zijn door de Belastingdienst. Ook uw kredietverstrekker kan bij u zomaar een aantal financiële gegevens opvragen.
Het geeft een goeie indruk indien u deze gegevens snel en correct kunt aanleveren. Dat schept vertrouwen.
Tip 1
HOUD JE ADMINISTRATIE EN BOEKHOUDING BIJ OP EEN CENTRALE PLEK, HET LIEFST DIGITAAL
Steeds meer ondernemers kiezen er voor om hun administratie en boekhouding digitaal in te richten. Werk bijvoorbeeld met online boekhoudsoftware. Het voordeel hiervan is dat je de btw-aangifte direct vanuit je pakket kunt doen. Dit scheelt tijd en je voorkomt fouten bij het overtypen. Ook zorgt het er voor dat je administratie eenvoudig te controleren is door de Belastingdienst.
Tip 2
WERK JE ADMINISTRATIE EN BOEKHOUDING MINIMAAL ÉÉN KEER PER WEEK EN OP EEN VAST MOMENT BIJ
Zodoende is je administratie altijd actueel en raadpleegbaar, en kom je bij een eventuele controle niet in de problemen omdat je belangrijke zaken bent vergeten toe te voegen.
Tip 3
HOUD JE ZAKELIJKE- EN PRIVÉADMINISTRATIE GESCHEIDEN
Dit geeft je onder andere een goed inzicht in je omzet. Als je deelneemt aan de kleineondernemersregeling (KOR) is dit inzicht nog belangrijker, want als je de omzetgrens van 20.000 euro overschrijdt, moet je je direct voor de KOR afmelden.
Tip 4
BEWAAR ALLE ADMINISTRATIE MINIMAAL 7 JAAR (OOK WAT DIGITAAL IS)
Dit geldt niet alleen voor de kasadministratie, maar bijvoorbeeld ook voor contracten, in- en uitgaande facturen en afspraken uit je agenda. Maak dus regelmatig een back-up van je gegevens. Sommige gegevens moet je zelfs 10 jaar bewaren, zoals de btw-gegevens van onroerend goed. Of de gegevens van afstandsverkopen waarvan je de btw aangeeft via het zogenoemde ‘éénloketsysteem’.
Tip 5
BEWAAR ALLE ADMINISTRATIEVE GEGEVENS IN HUN ORIGINELE VORM
Komt een factuur digitaal binnen, dan bewaar je de factuur digitaal. Krijg je een factuur op papier, dan bewaar je de papieren factuur. In het laatste geval is het slim om de factuur ook in te scannen en digitaal te bewaren. Zo voorkom je dat je gegevens kwijtraakt wanneer ze vervagen door ouderdom, worden gestolen of als er brand uitbreekt. Volgens de Belastingdienst zijn dit namelijk geen geldige redenen om onder de bewaarplicht uit te komen.
Tip 6
BESTEED JE ADMINISTRATIE UIT
Als ondernemer ben je bezig met je vak. Alle randverschijnselen daaromheen verstoren je werkdag/avond/weekend, en misschien zelfs ook je nachtrust. Doe waar je goed in bent en verdien daar je geld mee. Een paar uur per week extra kunnen besteden aan je vak in plaats van aan je administratie is in vele gevallen een goed alternatief en kan vervelende discussies met de belastingdienst voorkomen.
Administratie uitbesteden voor een gunstig tarief?